Lo primero que tienes que saber antes de empezar a usar Excel, es conocer todas las posibilidades y funcionalidades que te ofrece esta herramienta y eso lo vamos a ver haciendo un repaso sobre la cinta de opciones o barra de herramientas de excel.

Cinta de opciones en Excel

En la parte superior de la cinta tenemos un conjunto de pestañas que serán las que organicen todas las opciones:

Pestaña Archivo en excel

Te da la opción de crear, abrir, guardar e imprimir un fichero excel. Además aquí puedes modificar la configuración de tu fichero excel.

Pestaña Inicio en excel

Desde aquí, principalmente podrás modificar el formato de tu hoja de cálculo e añadir filtros en las tablas.

Portapapeles: Botónes para cortar, copiar y pegar valores y formatos de celda.

Fuente: Botones para modificar el tamaño, color, fuente del valor de una o varias celdas.

Alineación: Botones para alinear los valores dentro de la celda.

Número: Botones para formatear el valor de una celda.

Estilos: Botones para formatear las celdas con condiciones y dar formatos prefijados a las celdas.

Celdas: Botones para insertar y eliminar celdas de la hoja de cálculo.

Modificar: Diversas funciones para realizar filtros, autocomplentar una serie o fórmula, realizar búsquedas o reemplazar valores.

Pestaña Insertar en excel

Esta pestaña te permite añadir tablas dinámicas, gráficos y objetos, tales como imágenes.

Tablas: Botones para insertar tablas y tablas dinámicas. Tienes la opción de que Excel te seleccione el mejor modo de realizar la tabla dinámica.

Ilustraciones: Puedes insertar imágenes que tienes guardado en tu ordenador, imágenes procedentes de internet, formas y realizar una foto de la pantalla.

Complementos: Funcionalidades complementarias de inserción de objetos.

Gráficos: Podrás insertar distintas modalidades de gráficos. Según los datos seleccionados, hay un botón que te recomienda tipos de gráficos.

Además, puedes insertar gráficos dinámicos. La característica de este modelo de gráfico, es que los datos origen están en una tabla dinámica, por lo que al modificar los filtros y valores de la tabla dinámica, el gráfico cambiará también.

Minigráficos: Además de los gráficos comentados en el epígrafe anterior, tienes la opción de añadir minigráficos, que como su nombre indica, son eso, gráficos pequeños, minimalistas, que no muestran cifras, ni textos y que se pueden insertar en una celda.

Filtros: Complementando a los gráficos y las tablas dinámicas se pueden añadir los objetos llamados Segmentación de Datos y Escala de tiempo, que de un modo más atractivo, son filtros.

Vínculos: Podrás insertar un vínculo, hacia otra parte de la hoja de cálculo, hacia un documento externo o incluso hacia una web.

Símbolos: Y para terminar con esta pestaña, podrás insertar símbolos y ecuaciones.

Pestaña Diseño de Página en excel

Podrás editar y dar formato a la hoja de cálculo si deseas imprimirla.

Pestaña Fórmulas en excel

Principalmente, desde esta pestaña, podrás buscar funciones según su categoría, parametrizar rangos de celdas.

Biblioteca de funciones: Se muestran todas las funciones divididas por categorias.

Nombres definidos: Podrás definir nombres para hacer referencia a un rango de celdas.

Auditoria de fórmulas: Desde este bloque, podrás ver y evaluar las fórmulas de la hoja de cálculo.

Cálculo: Aquí podrás definir si deseas que el cálculo de las fórmulas sea automático o manual.

Pestaña Datos en excel

Esta, te permite importar información desde distintas fuentes y alguna funcionalidad más que veremos en más detalle a continuación.

Obtener datos externos: Podrás importar información procedente de otras fuentes distintas a excel.

Conexiones: Tienes la opcion de conectar el fichero con una web o una parte de una web, para extraer información del mismo.

Ordenar y filtrar: Con los comandos de este módulo podrás ordenar y filtrar los datos de una hoja excel.

Herramientas de datos: Desde aquí, podrás eliminar duplicados, insertar un texto en varias columnas, podrás validar la entrada de datos en una celda, para que solo se puedan insertar valores que uno decida…

Esquema: Te servirán para sintetizar el contenido de una hoja de cálculo, por ejemplo, para ocultar información innecesaria.

Pestaña Revisar en excel

Desde aquí podrás proteger la hoja de cálculo cuando haya información sensible.

Revisión: Comprueba la ortografía, busca el significado de lo escrito, incluso busca sinónimos.

Idioma: Puedes traducir el texto escrito

Comentarios: Si tienes que realizar alguna anotación sobre alguna fórmula, puedes hacerlo desde este bloque.

Cambios: La principal funcionlidad de este bloque es la de proteger con contraseña la hoja y el fichero excel

Pestaña Vista en excel

Podrás modificar la vista de la hoja de cálculo, como por ejemplo, modificar el zoom, ocultar la cuadrícula…

Vistas de libro: Podrás cambiar el modo de visualizar tu hoja de cálculo

Mostrar: Desde aquí tienes la posibilidad de ocultar las cuadrículas, la barra de fórmula, incluso las cabeceras de columnas y filas.

Zoom: Úsalo para ampliar y reducir el aspecto de tu hoja de cálculo.

Ventana: La funcionalidad más importante de este bloque es el de inmovilizar paneles. Viene muy bien, cuando tienes muchas columnas o muchas filas de información.

Macros: Ya que la pestaña desarollador por defecto viene oculta en excel, puedes grabar y visualizar las macros desde esta pestaña también.

Pestaña Desarrollador en excel

Desde esta pestaña tendrás acceso al bloque más avanzado de excel, a poder grabar macros, a poder desarrollar programas usando visual basic, a poder insertar formularios.

Puedes ver en detalle en el post más extenso como mostrar la pestaña desarrollador en excel.

Los principales bloque son:

Código: Desde aquí podrás acceder al código de una macro ya grabada o para iniciar una nueva.

Controles: Podrás insertar objetos que vincular a las macros ya grabadas, crear formularios de inserción de información…

Con esto terminamos el repaso de la cinta de opciones en excel.

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